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第七章 交易场所管理规范

(服务保障标准体系)


 

目录:

一、交易场地安排(预约)规范

二、开评标区秩序管理规范

三、开评标区设备及软件管理规范

四、隔夜评标开评标室封存、启封规范

五、开评标区导服电子屏信息显示规范

六、样品摆放区使用管理规范

七、交易大厅休息区使用及秩序管理规范

八、青岛市公共资源交易大厅监控室管理规定

     监控室日常管理程序规定

九、一楼大厅窗口秩序规范

 

 


交易场地安排(预约)规范

一、范围

本标准规定了青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称“中心”)交易项目场地安排规范的场所申请。

本标准用于中心交易项目场地安排规范的管理。

二、场所申请

1、由代理机构登陆青岛市公共资源交易电子服务系统,根据中心制定的场地预约规则,进行在线开标室预约。

2、由中心综合交易工作人员根据交易项目预约情况,及时分配评标室。

3、如外来项目借用开评标场所的,由场所需求单位,至少在开标前两周,递交情况说明并加盖公章,经相关处室领导同意后,按需分配安排。

4、市重点项目、市加急项目须于交易项目公告发出前,尽早向中心递交情况说明并加盖公章,经相关处室领导同意后,及时安排,保障项目开标。

三、场所变更

如开标项目因故延期或取消的,代理机构可登陆青岛市公共资源交易电子服务系统,在已预约列表选项中,进行场地变更。

开评标区秩序管理规范

一、范围

本标准规定了青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称“中心”)现场开评标区秩序管理规范的场所卫生管理和评标定餐等。

本标准适用于中心现场开评标区开标评标活动秩序的管理规范。

二、定义

开标室:是中心为各类项目招标投标提供的专用开标场所,实行开放式管理。允许进入开标室的人员为中心工作人员、监督人员、巡查人员、招标人代表、招标代理机构人员、投标人代表、公证人员、技术支持人员和社会监督员。

评标区:中心为各类项目招标投标提供的专用评标场所,实行封闭式管理,无关人员不得进入评标区。

三、开标区的管理

1.开标区域所有交易行为,包括:开标准备、递交标书、开标、唱标、特殊事项处理等必须在业务监控范围内进行。

2.当天有开评标活动的,物业服务人员应在开标时间前1小时打开开标室正门。

3.见证服务人员、招标代理机构人员、监督人员、巡查人员、公证人员需着工装或正装进入开标室,开标时需保持良好的仪表形象,坐姿端正。

4.招标人代表、招标代理机构人员、投标人代表按电子大屏显示的开标室编号或招标文件规定的开标室编号,进入相应开标室,进入开标室人员原则上按招标文件规定执行,其中采用电子招标方式的按电子招标文件规定执行。

5.招标人或招标代理机构人员应在开标前30分钟到开标室接收投标文件,重大项目、复杂项目按照项目实际情况及标书约定,提前做好应急预案,严禁在接收投标文件或开标过程中组织混乱。采用电子招标方式的按电子招标文件规定执行。

6.工作时间不得在走廊聊天,不得大声喧哗,不得随地乱丢杂物,禁止吸烟。

7.开标区设施、设备不得随意挪动,不得影响设备的正常运行;如发现设施、设备出现异常,应及时向楼层导服台反映。

8.开标结束后,招标人或招标代理机构人员应及时将投标文件转移到评标室,采用电子招标方式的按电子招标文件规定执行。

9.开标结束后投标人代理到大厅休息区等候,采用电子招标方式的按电子招标文件规定执行。

10.项目评标结束后,招标人或招标代理机构人员应及时清除留在在开标室的标书资料及电脑中资料,楼层导服台服务人员负责检查关闭设备电源,关闭门窗。

11.各开标室的开标准备工作在开标前半个小时完成,标室清洁及整理在评标结束后一个小时内完成。黄海物业指定专人对各开标室进行管理及检查。

12.工作时使用文明礼貌用语,坚持首问负责制和一次性告知制,针对无法解决的情况应及时上报,杜绝推诿、拖延的办事态度。

四、评标区管理

1.允许进入评标区人员为中心见证服务人员、招标代理机构工作人员(原则上不得超过两人)、招标人代表、评标专家、技术支持人员、保障服务人员、监督人员、巡查人员等。上述人员进入评标区应办理通讯、录音、录像等电子设备的寄存手续,严禁将相关设备带入评标室,按规定佩戴相应工作牌。

2.评标区域所有交易行为,包括:评标、询标、特殊事项办理等均应在业务监控范围内进行。

3.进入评标区的专家必须携带有效身份证件或专家证,参加采用电子评标项目的专家还需携带CA证书。

4.招标人评委凭有效身份证件、单位介绍信或授权书进入评标区。

5.评标未结束前原则上不得离开评标区,如特殊原因需离开的,须报中心批准。交易主体如需对外联系,应在评标区工作人员见证下使用评标区办公录音电话。

6.评标室设施、设备不得随意挪动,不得影响设备的正常运行;如发现设施、设备出现异常,应及时向评标区工作人员反映

7.外来参观人员如需进入评标区,需由相关处室人员陪同并遵守评标区管理规定。

8.各评标室的评标准备工作在说标前半个小时完成,整理和清洁在评标结束后一个小时内完成。

9.评标结束后,评标区工作人员应及时在线释放评标室。

10.评标区所有人员不得在走廊聊天,不得大声喧哗,不得随地乱丢杂物,禁止吸烟,如需在评标室用餐,应及时在餐后做好清理工作。

11.工作时使用文明礼貌用语,坚持首问负责制和一次性告知制,针对无法解决的情况应及时上报,杜绝推诿、拖延的办事态度。


开评标区设备及软件管理规范

一、范围

本标准规定了青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称“中心”)现场开评标区及大厅休息区设备管理规范的管理范围、使用维护、管理机构和管理方法。

二、管理范围

中心现场开评标区及大厅休息区的设施、设备管理包括中心开评标区及大厅休息区的正在使用的办公桌椅、办公用品、投影视频、公用饮水设施、公众桌椅、开评标所需软件的维护等。

三、开评标区的设备、软件使用维护

1.物业每工作日派专人在开标前1小时对各开标室电脑、投影仪等硬件设备进行检查,评标区工作人员在评标前1小时对各评标室电脑、打印机等硬件设备进行检查,如发现设施有异常情况影响正常运行的应及时报综合保障处进行修复。软件开发公司对开评标所用软件定期进行维护升级。

2.开标区内任何人不得随意挪动相关设施、设备,不得影响设备的正常运行;交易行为必须在监控系统监视范围内进行。

3.评标结束后黄海物业工作人员负责检查并关闭开标室设备电源,关闭门窗;评标区工作人员负责检查并关闭评标室设备电源,关闭门窗。

四、管理机构及职责

开标区及大厅休息区设施、设备日常检查管理由黄海物业负责;评标区设施、设备日常检查管理由评标区工作人员负责,维修采购由综合保障处负责,开标评标所用软件由软件开发公司负责维护。

五、管理方法

1.物业对开区及大厅休息区公共设施、设备的日常使用情况进行检查,评标区工作人员对评标区设施、设备的日常使用情况进行检查,对可修复使用的联系综合保障处进行维修。

2.对不能修复使用的或已到使用年限的,每年进行一次统计,按规定进行处置。

3.综合保障处对公用饮水等其它公共设施进行管理、维护。


隔夜评标开评标室封存、启封规范

一、范围

本标准规定了隔夜评标的依据、办理流程以及管理要求。

本标准适用于青岛市政务服务和公共资源交易中心。

二、依据

《中华人民共和国招标投标法》

《中华人民共和国招标投标法实施条例》

三、办理流程

1.申请

应由招标人(代理机构)根据项目实际情况,填写《隔夜评标申请表》(见附录A),在办理交易受理时提交。

2.审核

由中心审核,行政监督部门、相关处室组织实施。

3.告知

抽取评标专家时,应明确告知隔夜评标和预计评审时间。

4.管理要求

4.1凡需隔夜评标的项目,原则上应在中心开标、评标,住宿由招标人(代理机构)统一安排。

4.2隔夜评标活动应有两人或两人以上的现场监督人员监督,见证服务人员、招标人(代理机构)人员配合。

4.3凡参与隔夜评标的评标委员会成员的通讯工具,由评标区统一保管,直至评标结束。

4.4评标结束前,参加隔夜评标的评标委员会成员不应擅自离开。

4.5招标代理机构应在晚上21:00前,提请评标委员会暂停评标工作,并将现场监督人员、见证服务人员和评标委员会成员送至住宿地点,住宿房间应满足以下要求:

a.相对封闭的同一楼层或同一区域内;

b.走廊配备监控设备(刻盘备查);

c.现场监督人员、见证服务人员和评标委员会成员住宿单人房间;

d.评标委员会成员房间内不得提供与外界联系的设备(网络、固定电话等),评标委员会成员有特殊情况需与外界联系,须经见证服务人员同意并在其见证下对外联系;

e.现场监督人员房间电话为统一对外联系电话。

4.6招标人(招标代理)在现场监督人员、评审委员会、见证服务人员共同见证下封存所有评标文件资料,并贴好封条。第二天继续评审前,招标人(招标代理)在现场监督人员、评审委员会成员、见证服务人员共同见证下检查封条完整情况,封条完整无损时启封所有评标文件资料继续评标工作。若封条有破损时,应及时向行政监督部门报告,由行政监督部门决定是否继续评标工作。

4.7隔夜评标活动如有违反相关法律法规制度和现场监督管理相关规定的,按相关规定处理。


附录A隔夜评标申请表

隔夜评标申请表

项目名称


项目编号


预算投资额


标段数量


招标人


招标代理机构


评标时间

                日至            

专家总人数


异地专家接送方式


申请原因

       招标人签字、盖章

             

交易受理部门

初核意见


监督部门

复核意见


中心领导意见


食宿安排



见证服务人员

隔夜评标人员安排


现场监督部门隔夜评标人员安排










开评标区导服电子屏信息显示规范

 

第一条 为规范青岛市公共资源交易大厅电子显示屏的使用和管理,及时、准确发布相关信息,结合工作实际,制定本规定。

第二条 本规定所指的电子显示屏包括市公共资源交易大厅一楼大厅两块LED显示屏、二楼三楼大厅各一块LED显示屏以及开标室评标室门口的液晶电视。

第三条 青岛市政务服务和公共资源交易中心综合交易负责电子显示屏的信息发布; 大厅物业负责电子显示屏屏幕刷新、硬件维护及巡查报修。

第四条 一楼侧屏、二楼、三楼以及液晶电视发布的主要内容为当天的开标室安排。内容发布以青岛市公共资源交易电子服务系统前一天下午下班前发布的开标计划为准。

第五条 一楼大厅LED显示屏发布的主要内容为规章制度、管理规定、会议通知以及重大活动宣传等。大厅各处室如需发布信息,一般应至少提前一天经分管领导批准后通过金宏推送给综合交易,由监控室发布。

第六条 监控室工作人员应认真履行职责,严格管理,未经批准,不得擅自发布无关信息。

第七条 本规定由青岛市政务服务和公共资源交易中心综合交易负责解释。

第八条 本规定自公布之日起执行。

 

 

                                  综合交易

                                    2018年7月18日


样品摆放区使用管理规范

一、范围

本标准规定了青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称“中心”)样品摆放区使用管理规范。

本标准适用于样品摆放申请与样品摆放区的使用规范。

二、样品区申请

1.由代理机构于项目开标前三个工作日,去综合交易场地安排窗口,填写样品摆放申请单,进行样品区申请。

2.由大厅物业人员根据代理提交的样品摆放申请单分配摆放场地。

3.如样品数量过多或有特殊需求,请尽早通知物业部门。

4.开标结束后,代理机构须及时清理样品摆放区样品。

三、样品区申请

如开标项目因故延期或取消的,代理机构须重新填写样品摆放申请单。

四、工作要求

请各部门严格按照本标准要求执行。


交易大厅休息区使用及秩序管理规范

一、范围

本标准规定了青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称“中心”)交易大厅休息区使用规定及管理规范。

二、定义

交易大厅休息区是中心为各类项目招标投标提供的专用候标场所,实行开放式管理。包括交易大厅一楼水吧、一楼、二楼、三楼公共休息的区域。允许招标代理机构人员、投标人、交易主体等使用。

三、休息区秩序管理

1.物业服务人员

1.1物业服务人员必须做到统一着装、仪容整洁,使用文明礼貌用语,服务及时,实行标准服务。

1.2根据开标日程安排,打开所需开标室及电源,准备好各开标室的桌牌等物品。

1.3在导服台前站立,主动热情的为交易主体提供服务。

1.4 维护休息区秩序。

1.5保持休息区环境卫生。

1.6 及时供应休息区饮用水并按时清洁饮水机。

1.7 按时更换休息区报刊杂志。

1.8 评标结束后检查开标室设备及物品,关闭电源及门窗。

2.遵守公共秩序,爱护公共设施和卫生。

3.不得大声喧哗、不得乱丢垃圾、不得进行运动锻炼、不得随意移动公共设施。

4.禁止吸烟,如需在休息区用餐,餐后请及时清理。

5.服从工作人员管理。

 


青岛市公共资源交易大厅监控室管理规定

第一条  为规范青岛市公共资源交易大厅监控室的管理,根据相关法律法规,结合工作实际,制定本规定。

第二条  青岛市政务服务和公共资源交易中心综合交易负责监控室的日常管理。

第三条  监控室实行严格的准入制度,青岛市行政审批服务局领导、巡查人员、综合交易负责人和监控室管理人员在工作时间,可凭指纹进入监控室;在履行重大项目监督、调查投诉举报案件时,调查、取证相关工作人员经综合交易负责人批准可进入监控室;纪检监察部门人员、青岛市行政审批服务局接待的来访客人等其他特殊情况需进入监控室的,应由分管领导批准。所有进入监控室人员均需登记。

第四条  监控室保存的评标区音频、视频资料仅作为行政监督、监查使用,其他事项不得调阅;开标区、专家抽取区等其他区域音频、视频资料的调阅,应由综合交易负责人批准。

第五条  监控室工作人员应认真履行职责,严格管理,不得从事与工作无关的事情。

第六条  本规定由青岛市政务服务和公共资源交易中心综合交易负责解释。

第七条  本规定自公布之日起实行。


监控室日常管理程序规定

第一条 为规范监控室工作流程,便于掌握监控室各种设备使用方法,保证监控设备及其他设备正常运行,特制定此规定。

第二条 严格执行《青岛市公共资源交易大厅监控室管理规定》,监控室在工作时间内需有人值守。

第三条 当天应完成前一天开评标项目的下载。录像下载依据本周开标评标计划,项目变更以综合交易金宏通知为准。若综合交易金宏通知周末抽取专家,则需录制专家抽取窗口录像。主要下载开标室、评标室、专家抽取窗口和资格预审室等房间的录像。

登录监控控制系统,查找开标评标的开始时间和结束时间填写至《监控室录像下载登记表》,并下载录像。复核人员需定期审核录像下载情况,实行录像下载双人负责制。

第四条 监控室下载录像需保存两年。集中采购项目录像须永久保存。若遇项目异常、投诉、举报、疑义需将该项目开评标录像刻录光盘,永久保存。其他录像按系统存储计划保存在服务器中,不单独下载。录像硬盘数据满后存入文件柜,钥匙由专人保管。《监控室录像下载登记表》和每周开标评标计划与录像一同留存。录像硬盘未经领导批准,不得带出监控室。

第五条 录像查看、拷贝、现场监督需填写《监控室查看、下载录像申请表》并附单位介绍信、身份证复印件或其他证明文件。经综合交易负责人、分管领导批准后方可进入监控室观看,如需拷贝录像,需监控室工作人员负责现场录像拷贝。

第六条 加强监控、检测,及时发现和排除隐患,确保系统正常运行。发现故障需15分钟内电话联系综合保障处维修人员报修,并通过金宏发《监控设备报修单》至综合保障处。按照故障风险等级要求的维修时限,若未及时完成维修,再发《监控设备报修催办单》至综合保障处。并向有关处室发《联动单》,以便及时提出应急方案。若遇到监控视频无法下载或丢失的情况,需两人确认,并填写《监控室设备故障报备表》,详细填写报修过程,20分钟内报处室负责人及分管领导确认。

第七条 每天下班前需在外网及二楼、三楼大屏幕发布第二天开标计划。将开标评标计划填写至开标评标信息系统中。发布项目后,此系统可将开标信息发布至青岛市政务服务和公共资源交易管理办公室网站和青岛市公共资源交易网。从开标评标信息系统复制次日开标计划,拷贝至大屏发布系统进行发布。

第八条 一楼大屏、侧屏信息发布。一楼大屏自动发布当日开标计划。侧屏用于发布最新管理规定,文件拷贝到对应的服务器,进入大屏发布系统编辑内容发布即可。若遇屏幕乱码,可先停止,再重新播放。

第九条 上班始核对监控视频的显示时间,确保误差小于30秒,若误差需及时对系统进行调整。上班始进行大屏幕调整,进入监控控制系统,进入电视墙功能,将当日开评标项目房间对应的视频调到监控室大屏幕上。若有需观看视频,将耳机调整到对应的评标室。

第十条 严禁利用监控设备玩游戏或观看其他影视资料。严禁在监控室吸烟、用餐和使用明火,不得将食品或有异味的物品带入监控室,保持室内清洁卫生。

第十一条 下班前关电脑、空调;周末关闭机房电脑电源;节假日关闭机房电脑电源盒UPS电源,钥匙锁门。


 

附件1

监控室查看、下载录像申请表

编号:

申请单位


申请人员


申请查看内容

项目名称


项目日期


项目地点


监控室工作人员


申请事由

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                                                            

 申请人签字            申请单位(盖章)

 

综合交易负责人

签字



附件2

监控室设备故障报备表

编号:

故障描述


所属系统

□监控系统   □信息发布系统  □         

发现时间


报修时间


排除时间


故障发现人


维修人员及联系方式


已产生的问题及可能产生的风险:

综合交易负责人签字:

分管领导签字:








 


附件3

监控设备报修单

编号:(年月日-当天序号)

报修部门

综合交易

报修日期及时间


设备类型

□摄像机    □服务器    □台式机   

□屏幕及相关设备    □路由器      □其他

设备位置


损坏情况描述


风险程度

       

报修人员


联系电话







备注:风险高 录像无法下载。

风险中 开标室、评标室设备损坏,但不影响录像下载。

风险低 其他设备损坏情况。


附件4

监控设备报修催办单

编号:(年月日-当天序号)

报修时间


报修单编号


维修进度


维修人员


催办人及

联系电话


备注:风险程度高:三天未完成维修填写

      风险程度中、低:两周未完成维修填写


附件5

监控室录像下载登记表

 

                                            日期:

开标室

时间

评标室

时间

评标八

时间

上午

下午

上午

下午

上午

下午

2061(开标一)



评标一—1



1



2072(开标二)



评标二—3



2



2082(开标三)



评标三—1



3



2091(开标四)



评标四—2



4



资格预审室—1



评标五—2



5



3083(开标五)



评标六—4



6



3094(开标六)



评标七—4



7



3104(开标七)



抽取室一



8



3112(开标八)



抽取室二



9









走廊












下载人员



复核人员






 


一楼大厅窗口秩序规范

一、范围

本标准规定了一楼大厅窗口的服务要求。

本标准适用于青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称中心)。

二、服务要求

1.仪容仪表

1.1工作时间必须着中心发放的工装,新进未发放工装的人员必须穿着与工装颜色、款式相近的服装。

1.2工作时,穿戴要干净整洁,仪表举止要端庄大方、文明自然,坐姿端正,站姿挺拔,行姿稳重。

1.3男同志不准留胡须,戴墨镜。女同志化妆大方适度,佩戴饰品庄重得体。

1.4禁止留怪发型、长指甲,不准染有色指甲表

2.态度

2.1主动热情、面带微笑、有问必答、百问不厌。

2.2不得冷落、刁难、训斥和歧视服务对象,不得与服务对象发生争吵。

2.3待人接物态度谦和,诚恳友善,礼貌用语,言行得体,不讲脏话粗话,态度不得生硬、急躁、嘲讽。

2.4服务对象出现误解、出言不逊时,要忍让为先,耐心做好政策宣传和解读,及时向处室负责人汇报情况。

3.语言

3.1接待服务对象时应使用普通话。

3.2工作时应使用文明用语,不得使用服务忌语。

4.行为

4.1工作时间坐姿端正,不得歪坐、斜坐,不得把脚放在座椅上

4.2上班时间不擅离岗位、不电话闲聊、不看与工作无关的书籍、不玩电脑游戏、不浏览与工作无关的网页。

三、服务设施

1.窗口工作环境整洁,办公桌台面只摆放大厅及部门配发的办公物品,并做到摆放整齐有序。

2.有关的法律、规章、政策等准备齐全,以便做好宣传和解答。

3.遵守中心公共资产管理规定,不损坏和浪费耗材。

4.不节能且安全要求未经登记审核的电器设备禁止使用。

 

  附件:1.接待服务对象服务用语

        2.接打服务对象服务用语


 

附件1

接待服务对象服务用语

语境

规范用语

忌语

1.有人来访

您好,请坐

找谁

2.询问来意

请问您有什么事

什么事?干什么?

3.了解来意后

这事由我办理,您可经详细谈谈情况

我们不管这个事

4.对方要找的人不在

他有事外出了,请问有什么事情需要转告吗?

他不在

5.对方要办的事不属于本部门管辖

您要办的事由××部门负责,请直接到那儿联系

我们不管这个事

6.接访人正在办别的事

对不起,我有件急事要先办一下,请您稍候。

没看见正忙吗?没空,等着吧。

7.不能满足对方办事要求

对不起,由于是××原因,这件事不能办,请您谅解。

不能办;不行。

8.对方不理解

对不起,您听我解释

我不管,这是规定

9.对方手续不全

对不起,您还缺××手续,请补齐后再来办理。

手续不齐,不能办

10.下班了

不用担心,有事您尽管说

要下班了,明天再来吧。

11.来访者告辞

您慢走,再见


 

 

附件2

接打服务对象电话服务用语

语境

规范用语

忌语

1.接听电话

您好,公共资源交易大厅××窗口,请问您找哪位?

喂,找谁?哪里?

2.对方找本人

我就是,请问您有什么事?

什么事

3.对方要找别人

请稍等,我让他来接电话

真麻烦

4.对方要找的人不在

对不起,他刚离开,有事要转告吗?或对不起,他不在,请稍后再来电话好吗?

人不在,办不了

5.听不清对方说话

请再说一遍,好吗?

你就不能大声点吗?我听不懂(挂机)

6.不能立即答复对方

对不起,这件事要请示(研究)

你去找领导吧

7.对方打错了电话

您打错了,这里不是××部门(这里没有这个人)请查清后再拨号,好吗?

打错了

8.拨打电话

您好,请找××同志听电话

我找××

9.通话完毕

再见(谢谢)




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