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第八章 交易档案管理规范

(服务保障标准体系)


 

目录:

一、建设工程档案管理规范      

二、建设工程电子档案管理规范

三、政府采购档案管理规范


建设工程档案归档及借阅服务标准

一、范围

本标准规定了进入青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称中心)交易的建设项目的档案归档、借阅事项。

二、档案内容

工程建设项目进场交易活动中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等不同形式的业务资料。

工程建设项目档案应当包括以下内容

1、项目档案自检报告(见附件4):

2.经主管部门备案的项目前期材料(装订);

3.资格预审文件、招标文件,包括资格预审文件或招标文件的澄清、修改文件及答疑文件;

4.工程量清单(施工类项目);

5.招标控制价或投标限价(施工类项目,控制价需备案的项目应同时保存控制价备查联系单);

6.招标情况报告(需装订),主要包括:专家抽取表、招标人和投标人的授权委托书、签到表、投标企业回避说明、投标文件密封检查记录表、资格审查结果、专家评分表、开标会议记录表、开评标过程中的澄清或说明、项目评标报告、中标候选人推荐报告、定标报告、异常情况处置单(如有)等;

7.中标人投标文件,主要包括资格审查申请文件、商务标书、技术标书,报价文件等;

8.中标通知书复印件(加盖招标人、招标代理公章);

9.需要存档的其他资料。

合同、验收、质疑投诉文件以及未中标人的相关资料由招标代理机构归档、保管。

三、归档流程

招标代理(招标人)负责建设项目档案整理归档,按如下流程开展:

1.自检,填写自检报告。自检应做到确保档案真实、完整,签字、盖章、日期等内容齐全;

2.填写卷内目录;

3.按照卷内目录顺序整理档案;

4.整理成册装盒;

5.档案盒封面填写项目名称、开标日期等关键内容;

其中,开标日期以最后一次开标日期为准;同一项目分标段招标的,将所有标段整理成一份项目档案,并在卷内目录中注明相关材料的存档信息,便于档案的利用、查询和保管。

6.中心接收档案。

四、档案借阅服务对象

查阅人是本单位工作人员或行业监督部门、纪检监察、公安、检察、法院、审计等国家机关工作人员

五、档案借阅方式

交易大厅现场查阅、现场复印

六、档案借阅流程

1.本单位工作人员需查阅档案的,应填写《工程建设项目档案查阅审批单(内部)》(见附件2),经相关处室负责人签字确认后办理。

2.本单位以外的服务对象需查阅档案的,须持单位介绍信、工作证等有效身份证件,填写《工程建设项目档案查阅审批单(外部)》(见附件3),经处室负责人和分管领导签字同意后方可查阅。

3.《档案查阅审批单》签批后,通知档案托管公司调取相关文件箱,提供查阅服务,完毕后重新封箱并登记新的封条号。

七、其他

本标准自下发之日起实施,同时青政服【2018】8号文废止。

 

附件:1.工程建设项目档案卷内目录

         2.工程建设项目档案查阅审批单(内部)

         3.工程建设项目档案查阅审批单(外部)

         4. 档案自检报告


附件1

工程建设项目档案卷内目录

项目名称:

人:

开标时间:         

序号

 

 

 

1

项目自检报告



2

工程前期资料



3

资格预审文件



4

招标文件



5

工程量清单(如有)



6

招标控制价(如有)



7

招标情况报告



8

中标人资格审查文件



9

中标人商务标书



10

中标人技术标书



11

中标通知书复印件




其他资料















交卷人:               收卷人:                年   月   日

 

 

 

附件2

工程建设项目档案查阅审批单(内部)

借阅方(内部处室)名称


借阅方负责人

及经办人签字


借阅内容(含项目名称、资料名称和具体内容等): 

 

 

 

 

借阅事由:

借阅时间:

归还时间:

处室负责人意见:

                            

 

签字:






 

 

附件3

工程建设项目档案查阅审批单(外部)

查阅单位


查阅人


查阅时间


查阅项目名称:

查阅内容:

 

 

 

处室负责人意见:

 

 

       

分管领导意见:

 

 

 

         

 

 

附件4

档案资料自检报告

 

项目名称:

招标人:

开标时间:  年   月    日

 

档案资料组成:

□前期资料 □资格预审文件 □招标文件 □工程量清单  □招标控制价 □情况报告 □中标人资格审查文件 □中标人技术标书 □中标人商务标书 □中标人报价文件 □中标通知书复印件

□其他补充材料:                             

经自检,我单位承诺:我单位报送本项目档案所有签字、盖章、日期等内容齐全、纸质版档案与电子版档案内容一致。项目相关材料无遗漏、错放等情况。本资料真实、完整、有效。

 

招标代理机构(盖章)

 

年  月  日


 

 

建设工程电子档案管理规范

 

一、范围

本标准规定了进入青岛市政务服务和公共资源交易中心(以下简称中心)交易的建设项目的电子档案归档事项。

、档案内容

工程建设项目电子档案是指进场交易的工程建设项目在全过程电子化交易过程中形成的具有保存价值的各种电子文件的业务资料。

建设工程项目交易电子档案资料包括但不限于以下内容:

1.备案文件 (经主管部门备案的项目前期材料);

2.招标文件(招标文件、项目澄清、项目答疑);

3.开标档案(开标记录确认表);

4.评标档案(专家抽取申请表、专家抽取确认表、专家签到表、投标保证金缴纳表、全部投标文件全套、企业信用情况得分记录表、企业信誉评分表、全套评标情况报告、专家出题及项目经理答辩表、情况说明);

5.标后档案(资格预审公告、预中标公示、中标公告、废标公告、企业业绩附件、中标通知书、人员业绩附件、企业获奖附件、人员获奖附件);

6.其他。

三、归档时间

代理机构在打印交易项目中标通知书的同时生成全套的项目电子档案。

四、归档要点

(一)代理机构负责所代理项目电子档案的上传、收集、整理,并做好个别纸质评标文件的扫描上传工作,同时在电子交易系统内归档。

(二)代理机构在归档后系统自动生成的电子档案明细表中签字确认并电子签章,同时对电子档案内容的真实性、完整性负责。

 

    

    


政府采购档案管理规范

 

政府采购项目交易档案实行月度报送制度(过渡阶段)。

    一、范围

    政府采购项目交易档案是指政府采购项目在交易活动中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等不同形式的业务资料。

    采购代理机构收集、整理、报送的档案资料包括但不限于以下内容:

    (1)政府采购项目档案卷内目录(见附件1)。

    (2)项目资料汇总,主要包括:

    ①采购方式审批、采购文件论证或预审(如有)等材料;供应商领取招标文件的记录;二次招标申请、废标情况说明(若有);其他报批手续材料;

    ②项目开标文件资料,主要包括:投标文件递交及补充、修改或撤回的记录;开标会议签到表;文件密封情况确认表;开标一览表;公证文书(如有)等材料;

    ③项目评审文件资料,主要包括:评标专家抽取申请表、评标专家名单、采购人代表及抽取专家人员授权委托书、评审会议签到表、核对评审专家身份和采购人代表授权函的记录;采购人代表关于项目背景和采购需求的说明(如有);供应商信用查询记录;行贿犯罪查询;资格审查表、评分表及专家推荐意见;异常情况处理单;评审报告等材料;

    ④项目中标(成交)文件资料,主要包括:采购结果公告记录;中标(成交)通知书。

    ⑤开评标情况记录表。

    (3)招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式,下同)以及招标文件的澄清、修改文件及答疑文件。

    (4)投标文件资料,主要包括中标人的商务标书、技术标书等。

    合同、验收、质疑投诉文件以及未中标人的相关资料由采购代理机构按照相关规定归档、保管。

     二、整理要求

    (1)项目档案资料须按照卷内目录顺序进行整理,卷内目录单独贴在档案盒封面的内侧。

    (2)项目资料汇总应装订成册,编写页码。

    (3)档案盒侧面贴好项目档案编号标签,政府采购实行全程电子化后,项目档案编号由系统自动生成。

    (4)采购代理机构报送档案资料前应进行自检,自检内容包括签字、盖章、日期等是否齐全,项目相关资料是否有遗漏、错放等。自检完成后填写自检报告(见附件2)加盖公章后一并报送,确保项目档案的真实、齐全、完整和有效。

    (5)报送档案资料时,应同时携带《政府采购项目档案移交目录》(格式见附件3),并加盖公章。

    (6)档案实行集中接收制度。采购代理机构未在规定时间内报送完整项目档案的,应出具书面情况说明。报送过程中如发现项目档案资料不全、伪造或未按要求立卷装订等情况的应停止报送,采购代理机构应在7个工作日内按规定整改完成后重新报送。

    三、收集时间

    时间:每月1号-10号

    四、其他要求

    政府采购实行全程电子化后,设置过度期1年,过度期内,采购代理机构应当在电子档案归集完成后,按照上述要求打印并报送纸质档案。

    采购代理机构不按本通知要求进行交易档案收集、整理、报送的,记入不良行为记录并予以公示。


附件1

政府采购项目档案卷内目录

    项目名称:

    采购人:

    开标时间: 年 月 日

序号

材料

份数

备注

1

项目资料汇总



2

招标文件



3

项目中标人商务标书



4

项目中标人技术标书



5

其它文件资料











































 


附件2

政府采购项目档案资料自检报告

 

    项目名称:

    采购人:

    开标时间:

    档案资料组成:项目资料汇总、招标文件、中标人商务标书、中标人技术标书、中标通知书、其他需补充的资料。

    经自检,我单位承诺:我单位所报送本项目档案资料所有签字、盖章、日期等内容齐全,项目相关资料没有遗漏、错放等情况。本资料真实、齐全、完整。

    采购代理机构:(盖章)

                             年 月 日


附件3

政府采购项目档案移交目录

 

代理机构名称:(盖公章)           项目总数:

序号

案卷号

项目名称

采购人

开标日期

册数

中标金额(万元)

备注

1








2








3








4








5








6








7








8








9








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