关于工程建设项目档案归档注意事项的通知
各招标代理机构：
根据工作安排，现将工程建设项目档案归档的注意事项明确如下：
一、非全流程电子化工程建设项目
此类项目档案仍按照《青岛市公共资源交易工程建设项目档案管理规定（暂行）》通知要求整理归档。项目档案前期资料、资格预审文件、招标文件，包括资格预审文件或招标文件的澄清、修改文件及答疑文件、工程量清单和招标控制价或投标限价等是电子备案文件的必须与在《青岛市公共资源交易信息平台系统-行政监管平台》中的电子备案文件内容一致，由招标代理机构逐项确认核实并报送纸质档案，同时对报送档案内容的真实性、完整性负全责，纸质版与电子备案文件不一致的，以电子备案文件为准。
二、全流程电子化工程建设项目
目前，全流程电子化工程建设项目档案实行双轨制（纸质和电子）归档。电子档案在交易系统内归档，必须在中标通知书打印后10日内上传归档完毕。纸质资料仍需报送交易中心。
（一）电子档案
招标代理机构在交易系统中整理项目电子档案，并按照系统要求（提示）上传有关文件、归集有关资料后电子归档。
（二）纸质档案（报送内容）
1.经主管部门备案的项目前期材料；
2.资格预审文件、招标文件，包括资格预审文件或招标文件的澄清、修改文件及答疑文件；
3.工程量清单（施工类项目）；
4.招标控制价或投标限价（施工类项目，控制价需备案的项目应同时保存控制价备查联系单）；
5.招标情况报告，主要包括：专家抽取表申请表、专家签到确认表、投标人法人授权委托书、投标企业回避说明（如有）、投标保证金缴纳证明、资格审查结果、专家评分表、开标会议记录表、开评标过程中的澄清或说明（如有）、项目评标报告、中标候选人推荐报告、定标报告、异常情况处置单（如有）等;
6.投标文件，主要包括资格审查申请文件、商务标书（报价文件）、技术标书，资信标书（如有）、报价文件等（电子档案包括全部投标人电子资料，纸质档案只报送中标单位纸质资料）；
7.中标通知书复印件（加盖招标人、招标代理公章）；
8.需要存档的其他资料。
招标代理机构负责上述档案资料的收集、整理、自检、报送，并填写自检报告（要有纸质版和电子版档案内容一致的承诺），同时对报送档案内容的真实性、完整性负全责。第1-4项纸质版内容必须与在《青岛市公共资源交易信息平台系统-行政监管平台》中的电子备案文件内容一致，纸质版与电子备案文件不一致的，以电子备案文件为准。第5项纸质版内容必须与在《青岛市公共资源交易电子评标系统》中的电子评标文件一致，纸质版与电子评标文件不一致的，以电子评标文件为准。项目前期材料和招标情况报告需分别装订成册。
三、有关要求
请各招标代理机构按照通知要求于4月12日前报送以往开标的建设项目纸质档案，报送纸质档案与电子档案不一致的，以电子档案为准。交易中心负责纸质档案的接收、报备。如发现项目档案不齐、纸质与电子档案不一致或撤换、伪造、藏匿、销毁档案资料的，将按照有关规定，计入不良行为记录并考核扣分。本通知与《青岛市公共资源交易工程建设项目档案管理规定（暂行）》内容不一致的，以本通知为准。
青岛市政务服务和公共资源交易中心
2019年3月26日
