关于实行政府采购项目交易档案月度报送制度的通知
时间:2017-09-30

关于实行政府采购项目交易档案

月度报送制度的通知

 

各政府采购代理机构:

为进一步加强公共资源交易档案管理,维护交易档案的规范、完整,经研究决定,对政府采购项目交易档案实行月度报送制度。现将有关工作通知如下:

一、范围

本通知所指政府采购项目交易档案是指进入市公共资源交易大厅交易的政府采购项目,在交易活动中形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表等不同形式的业务资料。

采购代理机构收集、整理、报送的档案资料包括但不限于以下内容:

1.政府采购项目档案卷内目录(见附件1)。

2.项目资料汇总,主要包括:

(1)采购方式审批、采购文件论证或预审(如有)等材料;供应商领取招标文件的记录;二次招标申请、废标情况说明(若有);其他报批手续材料;

(2)项目开标文件资料,主要包括:投标文件递交及补充、修改或撤回的记录;开标会议签到表;文件密封情况确认表;开标一览表;公证文书(如有)等材料;

(3)项目评审文件资料,主要包括:评标专家抽取申请表、评标专家名单、采购人代表及抽取专家人员授权委托书、评审会议签到表、核对评审专家身份和采购人代表授权函的记录;采购人代表关于项目背景和采购需求的说明(如有);供应商信用查询记录;行贿犯罪查询;资格审查表、评分表及专家推荐意见;异常情况处理单;评审报告等材料;

(4)项目中标(成交)文件资料,主要包括:采购结果公告记录;中标(成交)通知书。

(5)开评标情况记录表。

3.招标文件(含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式,下同)以及招标文件的澄清、修改文件及答疑文件。

4.投标文件资料,主要包括中标人的商务标书、技术标书等。

合同、验收、质疑投诉文件以及未中标人的相关资料由采购代理机构按照相关规定归档、保管。

二、整理要求

1.项目档案资料须按照卷内目录顺序进行整理,卷内目录单独贴在档案盒封面的内侧。

2.项目资料汇总应装订成册,编写页码

3.档案盒侧面贴好项目档案编号标签,项目档案编号将于每月月初在“青岛政府采购工作交流”群(QQ群号:336770723)公布,请各采购代理机构及时查看;政府采购实行全程电子化后,项目档案编号由系统自动生成。

4.采购代理机构报送档案资料前应进行自检,自检内容包括签字、盖章、日期等是否齐全,项目相关资料是否有遗漏、错放等。自检完成后填写自检报告(见附件2)加盖公章后一并报送,确保项目档案的真实、齐全、完整和有效。

5.报送档案资料时,应同时携带《政府采购项目档案移交目录》(格式见附件3),并加盖公章。

6.档案实行集中接收制度。采购代理机构未在规定时间内报送完整项目档案的,应出具书面情况说明。报送过程中如发现项目档案资料不全、伪造或未按要求立卷装订等情况的应停止报送,采购代理机构应在7个工作日内按规定整改完成后重新报送。

三、收集时间、地点

时间:每月1号-10号

地点:青岛市公共资源交易大厅四楼406室

四、其他要求

政府采购实行全程电子化后,设置过度期1年,过度期内,采购代理机构应当在电子档案归集完成后,按照上述要求打印并报送纸质档案。

采购代理机构不按本通知要求进行交易档案收集、整理、报送的,记入不良行为记录并予以公示。

    联系人:赵燕,联系电话:85916043。

 

 

           青岛市政务服务和公共资源交易中心

    2017年9月27日

 

 

 

 

 

 

 

 

 


附件1

政府采购项目档案卷内目录

项目名称:

  人:

开标时间:          

序号

  

份 数

  

1

项目资料汇总

2

招标文件

3

项目中标人商务标书

4

项目中标人技术标书

5

其它文件资料

 

 附件2

政府采购项目档案资料自检报告

 

项目名称:

采购人:

开标时间:

档案资料组成:项目资料汇总、招标文件、中标人商务标书、中标人技术标书、中标通知书、其他需补充的资料                  

经自检,我单位承诺:我单位所报送本项目档案资料所有签字、盖章、日期等内容齐全,项目相关资料没有遗漏、错放等情况。本资料真实、齐全、完整。

 

 采购代理机构:(盖章)

       

 

 


附件3

政府采购项目档案移交目录

 

      代理机构名称:(盖公章)                                                                      项目总数:   

序号

案卷号

项目名称

采购人

开标

日期

册数

中标金额

(万元)

备注

1

2

3