关于报送建设工程项目纸质交易档案的通知

各招标代理机构：

     根据相关工作安排，现将市中心建设工程招投标项目纸质交易档案报送的有关事宜通知如下：

一、建设工程项目交易档案报送范围、时间

    （一）报送范围。2023年3月31日前在市中心交易的纸质评审的建设工程项目档案（包含但不限于轨道交通、水运、全过程咨询和设备采购等项目）。

    （二）报送时间。

        档案报送时间为2023年3月31日至4月5日。

      二、档案报送要求

（一）档案整理。招标代理机构负责项目档案资料的收集、整理、自检、报送，同时对报送档案内容的真实性、完整性负责。

 1.经主管部门备案的项目前期材料；

 2.资格预审文件、招标文件，包括资格预审文件或招标文件的澄清及答疑文件；

 3.工程量清单（施工类项目）；

 4.招标控制价或投标限价（施工类项目，控制价需备案的项目应同时保存控制价备查联系单）；

 5.招标情况报告，主要包括：专家抽取表申请表、专家签到确认表、投标人法人授权委托书、投标企业回避说明、投标保证金缴纳证明、资格审查结果、专家评分表、开标会议记录表、开评标过程中的澄清或说明（如有）、项目评标报告、中标候选人推荐报告、定标报告、异常情况处置单（如有）等;

 6.投标文件，主要包括资格审查申请文件、商务标书、技术标书，资信标书（如有）、报价文件等；

 7.中标通知书复印件（加盖招标人、招标代理公章）；

 8.项目自检报告；

 9.需要存档的其他资料。

     其中，第1-4项纸质版内容必须与在《青岛市公共资源交易信息平台系统-行政监管平台》中的电子备案文件内容一致，纸质版与电子备案文件不一致的，以电子备案文件为准。项目前期材料和招标情况报告需分别装订成册。

   （二）档案装箱。

     1.装箱标准。根据现存档案库房实际情况，纸质档案需装盒并装箱报送。1个项目档案资料原则上应全部装入1个档案盒，多个档案盒可装入1个档案箱。如档案资料较多，项目前期材料、招标情况报告应集中装入1个档案盒，投标文件及其他资料可随档案盒捆绑装入档案箱，1个项目资料可装多个档案箱，1个档案箱也可装多个项目资料。档案箱为上掀盖式纸箱，长宽高分别为430×365×265（mm）。

     2.建立台账。以每个档案箱为单位，建立箱内项目excel表电子台账，标题栏为箱号、招标单位、工程名称、经办人、开标时间、中标价、中标单位、项目经理、招标代理。电子台账随档案一并报送。

    三、有关要求

各代理机构要高度重视，把档案归档作为招投标活动重要工作严格落实。因交易档案个别要件缺失导致档案未报送的，此次需提供情况说明，注明未归档原因并加盖招标代理公司公章，同项目其他资料一并报送。

未按照要求及时报送交易档案的，我中心将报有关部门进行考核扣分，由此造成的不良影响由招标代理自行承担。

      （联系人：卞乐  徐婷      联系电话：66209852  66209851）

青岛市政务服务和公共资源交易中心

2023年3月31日